6 claves para que los eventos de tu bar tengan éxito

De acuerdo, tu bar parece La Bombonera cuando son las fiestas patronales, en la previa de Nochevieja, cuando juegan Barça y Madrid, en época de despedidas de soltero, cuando la asociación del barrio hace su cena anual y cuando la empresa de la esquina organiza su comida de Navidad. Pero, ¿y el resto del año?

Seguramente habrá días -y temporadas- con más clientes y otros con menos. Lo ideal, a nivel de organizar pedidos y personal, es que además de en los “días grandes”, en el resto la afluencia de clientes sea regular y no haya malas rachas.

Para esos días en los que se espera menos movimiento, diversificar puede ayudarte: charlas, exposiciones de un artista local, música en directo, una noche temática, una noche de “singles”… Complementar la oferta de tu local con actividades de ocio y eventos puede convertirlo en un lugar de referencia para nuevos usuarios.

Eso sí, esto no es como jugar una pachanga el año, que te calzas las botas, te pones una camiseta cualquiera y ya veremos cómo sale el partido. Total, se trata de pasar un buen rato. Aquí no, esto son negocios y, para asegurarse el éxito de la convocatoria y su rentabilidad, hay que prepararla a conciencia. Te ayudamos con estas claves para que tus eventos sean un éxito:

1. Atento a la ley: evita sorpresas

Si puedes o no puedes organizar ciertos tipos de eventos, como una noche de música en directo, está legislado por las leyes de espectáculos de cada comunidad autónoma.

Existe cierta controversia en este sentido, pues dependiendo de la región, si eres un bar “al uso” y no un pub o discoteca, quizá no puedas hacerlo. Así que, antes de programarlo, consulta el boletín de tu comunidad. Un evento jamás podrá ser un éxito si está prohibido y la multa supera a la recaudación.

Si la legislación te lo permite, adelante, pero no dejes de leerla en profundidad, porque es posible que limite los decibelios o no permita asistir a menores de edad.

2. Ante la falta de experiencia, busca aliados

¿A que no se te ocurriría correr un maratón sin antes haber hecho una carrera de 10 kilómetros? Si vas a organizar un evento por primera vez, es bueno que contactes con alguien con experiencia en estas lides.

Por ejemplo, en el caso de un concierto, habla con una promotora. Podrá proponerte artistas y asesorarte en la elección del espacio y el montaje. Además, en Internet están surgiendo plataformas como Acqustic que ponen en contacto a músicos con bares para gestionar actuaciones en directo.

Si es una exposición temporal de fotografía, asegúrate de que el autor dé su visto bueno a la disposición y de que la empresa de logística que se ocupe del transporte de las obras tenga experiencia y no deteriore la mercancía.

3. ¿Necesitas proveedores? Planifica, pregunta y compara

Un evento, dependiendo del tipo, puede requerir de ayuda extra de proveedores: diseño e impresión de flyers para promocionarlo, montaje de escenario, elementos decorativos especiales para una noche temática, pantallas extra, un sistema de sonido… En este sentido, es imprescindible actuar con tiempo, no de un día para otro.

Con el fin de optimizar los costes y quedarte con la mejor opción calidad-precio, la planificación es esencial. Desde unas semanas antes, pide presupuesto, experiencia y referencias a varios proveedores. Bucea en Internet en busca de opciones y opiniones y quédate con el que más te convenga. Ten en cuenta que hoy en día, con la generalización del comercio online, las alternativas se han multiplicado y puedes encontrar y contratar cualquier servicio en la red.

4. Establece metas y objetivos de retorno de la inversión

Organizar un evento puede tener diversas finalidades: conseguir beneficios, mejorar la imagen de tu negocio, darte a conocer en tu localidad, atraer medios de comunicación u obtener nuevos clientes, entre otras.

Sea cual sea el objetivo, es importante que previamente lo establezcas y, al finalizar la actividad, evalúes si ha sido rentable. Dos ejemplos:

  • Programas una noche de música en directo que consta de dos actuaciones. Has contratado dos camareros extra en previsión de que el bar se llene y compartes ganancias con los artistas. Antes de que comience, toca echar números: ¿cuántas personas tendrán que asistir y cuál deberá ser su consumo medio para que ese gasto en personal, montaje y electricidad te sea rentable? Al final del concierto, evalúa si se han cubierto los gastos y si merece la pena repetir ese formato o, por el contrario, hay que darle una vuelta para la próxima, por ejemplo cobrando entrada o con un camarero menos.
  • Cedes tu bar para acoger una presentación de una marca, artista o evento. No ganarás mucho en consumiciones. Es más, durante el tiempo que dure, deberás cerrar el bar para clientes. A cambio, el nombre de tu negocio aparecerá en medios de comunicación y redes sociales, llegando a más gente. ¿Te compensará? Espera un tiempo y evalúa si hay más clientes o pregunta a los nuevos cómo te han conocido.

5. Que se entere todo el mundo

Habrás visto que los futbolistas se tapan la boca cuando hablan entre ellos para no ser captados por los medios de comunicación. Pues la clave es hacer todo lo contrario.

De poco sirve que organices un evento si nadie se entera. Por esto, utiliza todos los medios a tu alcance para promocionarlo:

  • Publícalo en tus redes sociales
  • Incluye un banner o imagen en tu web
  • Manda una newsletter con la programación mensual o semanal de actividades
  • Pon carteles en el bar visibles desde la calle
  • ¿Tienes pizarra? Utilízala también para anunciar los eventos

En este punto es importante que te apoyes en la otra parte. El éxito de un evento es de todos, por lo que en un concierto, insiste al artista o grupo para que utilicen sus canales de comunicación y perfiles en redes sociales como altavoz. Lo mismo es aplicable a una exposición, una charla o una presentación de un libro.

6. El plan B, siempre a punto

En ocasiones, circunstancias ajenas pueden hacer fracasar una buena idea o un evento: un micrófono que no funciona bien, el sonido se acopla, la decoración que has puesto en el techo no se fija bien y molesta a los clientes, etc.

Igual que en el caso de los proveedores, la planificación es básica. Valorar todo aquello que puede salir mal y establecer un plan de contingencia previamente a la realización del evento te ahorrará más de un disgusto.

Y es que tener un plan B es imprescindible, o ¿cuántos partidos del Dream Team desatascó Julio Salinas? ¿Quién no recuerda cómo Llorente desarmó a Portugal en el Mundial saliendo desde el banquillo? ¿Cuántos goles metió Morata el año pasado sin ser titular?

Gol en el descuento: Las pre-bodas, al alza

Quizá nunca te lo hayas planteado, pero las pre-bodas son cada vez más comunes: los invitados se reúnen el día anterior a la celebración para compartir un rato más informal con los novios. Normalmente suelen incluir catering y algunas horas de barra libre. Y sí, se suelen realizar en bares, que cierran sus puertas para acoger este tipo de eventos, muy rentables si se organizan bien. Piénsalo, puede ser una buena manera de rentabilizar tu local.

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